• TEK TUŞ İLE HOTEL İŞLETMECİLİĞİ VE YÖNETİM KONTROLÜ.

  • HOTEL PROGRAMI İLE YANLIŞ HESAP DEVRİNE SON.

Otel Programı - Kullanım Kitabı

1. SİSTEM AYARLARI
Programa Giriş: Programa ilk girişte sistem şirket Listesinden Şirket Seçilip. Şirket Şifresi + Kullanıcı kodunu ve şifresini ister. İlk kurulumda şifreler boştur.

 

  • Kullanıcı kodunu girdiğinde sadece kendisine yetki verilen bölümlerdeki işlemleri yapabilir.
  • Tüm bu işlemlerde kullanıcı kodu otomatik olarak yapılan kayda işlenir. Program ilk çalıştırıldığında kullanıcı kodu yönetici şifresi boştur.
  • Programdan Çıkış; Programdan çıkış işlemi ile programdaki kullanıcı kodu hafızadan silinmiş olur.
  • Bilgisayarın başından ayrılırken programdan çıkış işlemini yapmak güvenlik açısından çok yararlı olacaktır. Böylece başkalarının sizin kodunuzla işlem yapmasını engellemiş olursunuz.

 

Tanımlar;
  • Parametreler: konaklama tipi, Oda Tipi ve pansiyon tiplerinin tanımlandığı sayfaları içerir detaylı kullanımı alt bölümdedir.
  • Şifre: Programın lisanslanmasıdır.
  • Kullanıcı tanımları; Kullanıcıların tanımlandı sayfayı açar.
  • Temizlik Personelini tanımlama: Temizlik personelinin tanıtıldığı sayfadır.
  • Yazdıkların düzenlediği sayfaları açar.
  • Gösterge renkleri programda bazı renk bölümlerin ayarladığı sayfadır.
  • Departman tanımları: Folyo işlemleri için tanımlanan bölüm tanımlarını içerir.
  • Departman tanımlarına bağlı çalışan gelir grubu tanımlama işlemleri.

 

Misafir Tipi Tanımlama

Alanlar; Kodu: Benzersiz alandır, Yeni Bir alan eklemek için Yeni kayıt basın sizi kodu alanında bekler bilginizi yazdıktan sonra Kaydetle kayıt saklanır.
Düzelt: Seçili kayıt bilgisini düzeltmek için kullanılır.
İptal: Son değişikliği iptal eder.
Sil: Seçili kayıtı silmek için, yapılan işlemin geri dönüşü yoktur.

Sonradan Misafir tipi yapılan değişiklikler raporları etkiler.

Oda Tipi Tanımlama

Oda Tipi tanımlarken; Oda tip kodu benzersizdir. Yeni Kayıta basın açılan yeni kayıtta kursör Oda Tip Kodunun yanında sizi bekler oda tipi yazdıktan sonra bir sonraki alana geçmek için ENTER veya TAB tuşu kullanılır oda sayısını yazdıktan sonra KAYDET e basarak kayıt saklanır, tüm oda tiplerini tanıttıktan sonra kapat la sayfa kapatılır.

Sonradan oda tipi yapılan değişiklikler raporları etkiler. Blok/kat doldurulması zorunlu alan değildir

Pansiyon Tipi Tanımlama :

Pansiyon tip kodu benzersizdir. Yeni Kayıta basın acılan yeni kayıtta kursör Pansiyon Tip Kodunun yanında sizi bekler Pansiyon tipi yazdıktan sonra bir sonraki alana geçmek için ENTER veya TAB tuşu kullanılır yazdıktan sonra KAYDET e basarak kayıt saklanır, tüm pansiyon tiplerini tanıttıktan sonra kapat la sayfa kapatılır.

Sonradan Pansiyon tipi yapılan değişiklikler raporları etkiler

 

Kullanıcılar

  • Kullanıcı Tanımlama ve yetkilendirme işlemi; Kullanıcı adı alanı tektir aynı addan 2 kullanıcı olamaz.
  • Yetkilendirme İşlemi: Yeni kullanıcı basılarak kullanıcı adı girilir şifre mecburi alan değildir.
  • Yetkiler listesinde kutucukların içindeki karekök işareti seçili işlemi yapma yetkisini, yetki kaldırmak için kutucuk boş olmalıdır.
  • Kaydet: gerekli kullanıcı yetkileri girildikten sonra Kaydetle bilgi saklanır.
  • Sil: Listeden seçili kullanıcı bilgisini siler.
    Kaydet: Bilgileri kaydeder.
  • Temizlik Personeli Tanımlama işlemi ;

    Kodu alanı tektir aynı koddan 2 kullanıcı olamaz.
    Yeni Kayıt: Yeni personel tanımlamak için alan açar.
    Düzelt: Önceden kayıtlı bir kayıt üzerinde düzeltme yetkisidir.
    İptal Etme: Bilgileri iptal etme yetkisi
    Sil: Listeden seçili kullanıcı bilgisini siler.
    Kaydet: Bilgileri kaydeder.
    İptal son değişikliği iptal eder.

    Programda bazı sayfalarda kullanılan renk ayırt kanlarının tanımlandığı sayfadır.

    Değiştirilmek istenen renk üzerine tıklandığında açılan renk seçme listesinden renk seçilerek renk değiştirilmiş olur.

    Departman tanımları; oteldeki Satış ve Tahsilât noktalarında yapılan işlemlerin takibinin yapılacağı

    departmanlar tanımlanır. Satış yaptığımız bölümler borç, ücret aldığımız bölümler alacak bölümüdür. Departman kodu benzersiz alandır. Gelir grubuna bağlanma işlemi için gelir grubu tanımlanmalıdır.

    Oda İşlemleri;

  • Oda Bilgileri Odaların tanımlandığı sayfadır.
  • Oda Bilgileri durumu: odalar üzerinde temizlik kullanım dışı vb işlemlerin yapıldığı sayfa.
  • Oda değişim listesi: gün içinde odalar arası taşınan kayıtların listelendiği sayfadır, geçmişe yönelik gün bazında raporların alınacağı sayfa.
  • Günlük temizlik işlemlerin yapıldığı ve oda temizliğini yapan personelin girişi yapılır.
  • Boş odalar ve takip listesi rapordur.
  • Yeni Oda butonuna basın oda numarasında bekler oda numarası benzersiz alandır. Oda tipi seçilir Yatak sayısı numeretik olarak girilir. Kullanımı alanı seçimi, odada farklı hesap dökümü alınacak ve farklı tarihlerde giriş çıkış yapacak kayıtlar içindir. Diğer alanları doldurmak zorunlu değildir. Kaydetle kayıt saklanır.

    Sayfada üst bölümde işlem ve sorgu yapılabilir. Oda arıza girişi veya temizlik işlemi yapılır. Yazdır rapor ön izlemelidir.

     

    Oda değişim listesi; oda değişimi yapılan kayıtların listelendiği rapor. Otelde konaklayanlara ait tüm oda değişimleri bu listeden incelenebilir.

    Takip Listesi ;

    Konaklamaların takip altına alındığı kayıtların izlendiği sayfadır. Kullanımı kayıt işlemlerinde gösterilecektir.

     

    Üst Menülerin Kısa Tanımları

  • Ön büro kabul yeri(resepsiyon); açılan sayfalar.
  • Yeni rezervasyon girişi, Tüm rezervasyonların listelendiği rezervasyon listesi.
  • Konaklama listesi otelde kalanların listelendiği sayfa. Yeni giriş otele yeni konaklama için kayıt açılan sayfa.
  • Gün sonu işlemlerini yapıldığı ve raporları geçmişe yönelik incelendiği bölüm.
  • Otelden ayrılanları listelendiği c/out listesi.
  • Telefon defteri kayıtlı telefonların listelendiği ve yeni telefon eklenen sayfa.
  • Yardımcı işlemler;
  • Program Tarihi: Program kuruluşunda ayarlanan tarihtir program normalde gün sonunda bir sonraki güne geçer.
  • Yedekleme: Program datalarının yedekleme işlemleri yapılır.
  • Şirket Seç:
  • Başka bir otele veya geçmiş senelere ait bilgilere ulaşabilmek için bu bölümden şirketinizi seçmeniz yeterlidir.
  • ErBaSoft web sitesi üzerinden canlı destek için açılan sayfa.
  • Kullanıcı şifresi değiştirme işlemi sayfasını açar. Kullanıcı değiştirme işlem sayfasını açar.
  • Fatura / Fiş Listesi:

  • Kesilen faturaların listelendiği sayfadır.
  • Günlük fatura raporu gün bazında kesilen faturaların yer aldığı fatura raporudur.
  • Cari kartları; cari listesi cari kartların listelendiği ve yeni kart açılan cari hesaba işlemlerin yapılabilir.
  • Cari Hareketleri; tüm cari hareketlerini listelendiği sayfadır.
  • Cari bakiye listesi özet olarak cari bakiye sorgu sayfasıdır.
  • Günlük folyo hareketleri; Sayfa açıldığında günlük folyo hareketleri listeler.
  • Günlük departman gelirlerinin toplu olarak listelendiği rapordur.
  • Folyo hareketlerini yer aldığı rapordur ay bazında veya seçili tarihler aralığı raporların alındığı sayfadır.

    Folyo hareketlerini gün bazında toplamlarının yer aldığı rapor.

    Kasa İşlemleri

    Sayfa açıldığında günlük hareketlerin toplamları yer alır. Sayfanın üst kısmında gün bazında departman hareketi sayfanın alt kısmında gün bazında kullanıcı bazında toplamlar yer alır. Kasa işlemleri yapılabildiği sayfadır. Cari tahsilâtın cari hesaba istinaden işlem girilen bölüm. Harici ödeme kasadan çıkışların yapıldığı sayfayı açan buton. Günlük detay günlük kasa hareketlerinin yer aldığı sayfayı açar. Kasa Avans ve Devir Listesi; Kasaya muhasebeden alınan avans girilir.

    Kullanımı; kasa giriş ve çıkışlarda kasa kodu seçilir. Cari işleme istinaden alınan hesapsa cari seçilir. Tutar girişi yazılır. Açıklama alanı girilen işlemler ilgili notun yazıldığı alandır. Kaydetle kayıt saklanır.

    Tarih aralığı kasa raporudur.

    Tarih seçimleri yapıldıktan sonra filtrele tuşuna basılır. Yazdır tuşu ile rapor ön izleme gelir.

    Programda en çok kullanılan sayfalara giriş için ön kısma alınan butonlar.

    Boş odalar; Seçili tarih aralığı boş odları getirir.

    Yeni Rezervasyon;

  • Kullanımı; Adı soyadı bölümüne yazılan bilgi sorguya girer daha önce konaklamış konuklara ve işlemlerine kolay erişim için yazılan bilgiye göre varsa kayıtlar açılır listeden daha önce konaklayan seçilir ve çift tıklanarak rezervasyon sayfasına dönülür. Daha önce otelde kalmayan kişi içinse gerekli bilgiler girilir. Bir sonraki alana geçiş enter veya tab tuşudur. Misafir tipi ve pansiyon tipi seçilir. Konaklayacağı tarih girişi ve çıkış Tarihlerinin Girişi,Geliş Tarihi alanı üzerindeyken tarih klavye yön ok tuşları ile seçilir ya da elle yazılabilir. Ayrılış tarihi klavye yön ok tuşları ile seçilebildiği gibi konuğun konaklayacağı gün sayısı bu alana yazılarak Enter'a basılır. Sistem, Ayrılış tarihini otomatik olarak hesaplar. Oda seçimi istene rezervasyon tek odalıksa aynı seçilir oda tipi belirtilir. Oda numarası verilecekse oda seçimi yapılır. Oda Verilmesi ve oda seç basılır açılan sayfadan uygun odalar listelenir listeden oda yazılarak bulunur veya enter ya da çift tıklanmak işlem tamamlanır.
  • Oda ücret bilgisi girilir. Rez. Seçeneği onaylı veya sadece rezervasyon olarak belirtilir. Cari kart seçimi eğer konaklamayı cari hesaba bağlanacaksa cari seçimi ve ödeyen kısmı acente olmalıdır. Grup kodu grup rezervasyonları için yapılır. Kişi sayısı tek odalı rezervasyonlarda kişi sayısı bölümüne girilir. Diğer bilgiler girildikten sonra Kaydetle kayıt saklanır aynı odada kalacak diğer kişilerin veri girişi yapılacaksa yeni beraberindeki butonuna basarak diğer kişiler eklenir. Açılan sayfadan istenirse diğer kişilere ait misafir kartları açılır ya da sadece İsim ve Uyruk bölümleri doldurulur. Sakla ile bilgiler kayıt edilmiş olur. Konuk otele geldikten sonra veya gerekli kimlik ve adres bilgilerine eklenebilir. Grup Kod Listesi (Grupların Tanımlanması)grup kodu yanındaki listeden Grup Listesi açılır. Açılan grup işlemleri sayfasında Ekle butonuna basılarak grup tanımlaması yapılır.
  • Rezervasyon Sırasında Depozit Alınması: depozit alanına rezervasyon sırasında konuktan alınan ödeme tutarı yazılır. Bu tutar otomatik olarak folyoya geçmez. Folyoya ve günlük kasa girişine işleme için sayfanın üst kısmındaki folyo listesine tıklanır ve işlem girişi yapılır.
  • Rezervasyon No:Konuk Rezervasyon numarası bu sistem tarafından belirlenir.
  • Ödeme Bilgileri: Ödeyen alanına konaklama bedelinin acente ya da konuk tarafından yapılacağı belirtilir. Ödeme Şekli alanına eğer ödeme konuk tarafından yapılıyorsa ne şekilde yapılacağı belirtilir.
  • C-in/C-out Saati: Konuğun otele giriş ve çıkış yaptığı saatin girildiği alanlardır.
  • Check In Notu: Check In işlemi sırasında ekrana gelmesi istenen not yazılır.
  • Oda Mesajı: Odada konaklayan kişiye bırakılan mesajların kaydedildiği alandır.
  • Check Out Notu: Check Out işlemi sırasında ekrana gelmesi istenen not yazılır.
  • Rezervasyon listesinin kullanımı:
  • Rezervasyon yapılan kayıtları listeler. Yeni rezervasyon girilebilir. Listeden otele giriş tarihi gelenler için c/in işlemi yapılabilir. Listede seçili kayıt üzerinde değişiklik yapmak için göster butonuna basılır düzelte değişiklik işlemine başlanır. Çoğalt ;Seçili kaydı çoğaltmada ve yeni kayıt açarak gerekli alanları ekleyip benzer kayıtlarda hızlı veri girişi kullanılır. Tüm liste tüm rezervasyonları getirir. Kayıtı sil Seçili kayıdı silmek için kullanılır ve onay çalışır. Üst bölümden Rezervasyon böl çoklu girişlerde kayıt ayırmak için, Takip listesi kayıtı takip işlemine almak için. İsim değiştirerek rezervasyondaki kayıtı otele almak için rezervasyonda eksik olan bilgileri girmek için konaklama modunda kayıt almak.

    • Yardımcı işlemlerdeki seçenekler.
    • Seçili kayıtı iptal listesine göndermek.
    • Toplu iptal listesine almak.
    • Kayıt silmek ve toplu silme işlemleri.

    Konaklama işletmesinde kalmakta olan konukların gösterildiği listedir.

    Konaklama ile ilgili tüm işlemlerin yapıldığı sayfadır. Direk Check In İşlemi; e sol üst köşesindeki check in butonuna ya da F tuşlarına basılarak boş bir Konaklama Kartı açılır. Alanlar Rezervasyon Kartında olduğu gibi doldurularak Kaydet butonuna basılır. Folyo listesi (F2) seçili kayıtın folyo hareketlerinin bulunduğu sayfayı açar ve işlem girilebilir. Göster Listede seçili kayıt üzerinde inceleme için konaklama kartını açar.

    Düzelt listede seçili kart üzerinde değişiklik için. Çoğalt listede seçili karttan bir tane daha açar.

    Çıkış yap listede seçili kartın çıkış işlemlerini başlatır. Hesap al listede seçili kayıta folyo hareket giriş işlemi başlatır. Kayıtı sil listede seçili kayıtı hareketi yoksa siler. Üst menülerden oda değiştirmek için oda değiştirme işlem butonu. Oda fiyatı işleme işlem butonu. Toplu çıkış çıkış tarihi gelenlerin toplu check out işlemini başlatır. Bakiye listesi, konaklama bakiyelerini listeler. Rapor seçenekleri. Yardımcı işlemler Rezervasyon listesine geri alma Toplu fatura kesme vb. Oda Değişikliği: Oda değişikliği iki ayrı şekilde yapılabilir. Check-In kaydının içerisine girerek oda numarası direk olarak değiştirilebilir. Veya Check-In listesinden oda değiştir menüsüne basarak açılan oda listesinde uygun oda seçilir. Gün içerisinde yapılan bütün oda değişiklerini, ana ekrandaki Resepsiyon menüsünün altındaki Oda Değişim Listesi'nden görmek mümkündür. Oda Notları Listesi: Otelde odalarla ilgili notları gireceğiniz ve takip edeceğiniz listedir.

    Yeni Konaklama kartı açma işlemi

    Rezervasyon girişi gibi sayfa doldurulur ve kaydedilir.


  • Konaklayanların folyo hareketlerinin listelendiği sayfadır. Aynı zamanda işlemlerin yapıldığı sayfadır.Folyo kartları listesi otelde konaklayan, sadece hesapları tutulan müşterilere açılan kartları da içerir. Otelde konaklayan her odanın zaten bir folyo kartı otomatik olarak vardır.
  • Biliniyorsa ilgili departmanın kodu yazılır, ya da departman isimlerinden biri seçilir. Açıklama, Evrak numarası ve İşlem Tutarı alanları doldurulur. Aynı folyoya ait başka işlemler varsa Enter ile devam ederek aynı şekilde bir alt satıra eklenir.İşlem girişi bitince, ekranın sağ alt köşesinde bulunan kaydetme seçenekleri folyodan çıkılır.
  • İade ve Düzeltme İşlemleri
  • Folyo İşlemleri ekranında işlem girilirken düzeltme veya iade olarak kullanılan sütuna E yazmak yeterlidir. Bu şekilde yapılan işlem hesaba ters olarak kaydolur. Yani işlem normalde + (pozitif) ise bu durumda hesaba –(negatif) olarak kaydolacaktır. Eski tarihli yanlış girilen adisyonlar ve tahsilatlar ters işlem yaparak düzeltilmelidir. Çünkü eski tarihli işlemlerde düzeltme veya silme yapılamaz. Folyo İşlemlerinde Hesap Kapatma: Folyo İşlemleri ekranında tüm hesap basarak açılan sayfada son bakiye yer alır kaydet basılarak hesap kapatılır.
  • Folyolar Arası İşlem Transferi

    Folyo İşlemleri ekranında üst menüden folyo hareketlerini başka bir konaklama kartına aktarma işlemi yapılır.

    Şirket İşlemleri: Program şirketlerinin tutulduğu ve baskılar için şirket bilgilerinin yer aldığı sayfadır.
    Misafir Tanımlama: Rezervasyon konaklama ve gidenlerin raporlarda kullanılan seçimli alanın tanımlandığı sayfadır.

    Günlük House Keeping Kontrolü:


  • Odaların temizlik rapor karşılaştırılmasıdır. Aynı zamanda arşiv incelemesi yapılan sayfalardandır. housekeeper Kontrol ekranında housekeeper bölümüne gözlem sonuçları girilir. Böylelikle önbürodaki oda durum ve kişi sayıları ile housekeeper Gözlem Sonuçları karşılaştırılabilir. Housekeeper gözlem sonuçları girildikten sonra önbüro bilgilerinden farklı durumda olan odaların farklı renkte görüntülendiği kontrol raporu ekranda bulunan raporlar bölümünden oluşturulabilir. Oda listesinde gösterilen odaların ve konuk isimlerinin H/K için rapor olarak görüntülenmesini sağlar.housekeeper Kontrol Listesi housekeeper oda hakkında açıklamalarını da yapabileceği bir rapor hazırlamak için kullanılır. Mutabakatsızlık Raporu olarak kullanılır.
  • Gün Sonu İşlemleri

    Otel siteminde günün tarihi gün sonu raporlarını alıp günü kapatmadan değişmez. Gerçek tarih saat 24.00'den sonra artmasına rağmen otel programının tarihi sabit kalır. Tüm işlemler tamamlanıp, gün sonu raporları alınıp kontrol edildikten sonra eğer işlemler eksiksiz ve sonuçlar hatasız ise günü kapat komutu verilerek yapılmış olan raporların arşivlenmesi ve günün bir gün arttırılarak ertesi güne geçilmesini sağlar.

  • Gün sonu raporu sırasıyla aşağıdaki işlemleri yapar:
  • Check In Olmayan Rezervasyonları silinmesi, O gün Check In olması gereken rezervasyonlar varsa ve hala Check In olmamışlarsa bu kayıtları iptal listesine kaldırır.
  • Check In olmayan rezervasyonlar var. Önce onları iptal ediniz. mesajı ekrana gelir. Program iptal işlemini yapamaz ve gün sonu işlemine ara verir.
  • Check Out Olmayan Konaklama Kayıtlarının Tarihinin Uzatılması Rezervasyonları iptal ettikten sonra Check In' leri kontrol eder. Check In listesinden o gün Check Out olması gereken kayıtların Check Out tarihlerini otomatik olarak uzatır.
  • Günlük Yönetim Raporunun Hazırlanması ve Yedek Alınması
  • O günkü Check In dosyasının ve folyo işlem dosyasının yedeklerini gece raporu dizinine alır. Gün sonu Raporları alındıktan sonra gün sonu raporları teker teker kontrol edilmelidir. Eğer basılan fiyatlarda, kasalarda, departman gelirlerinde bir farklılık varsa düzeltilip gün sonu kapatma işlemi bundan sonra yapılmalıdır.
  • Arşiv Dosyasına kaldırır. Check Out olmuş odaların işlemleri ve bilgileri Check Out listesinden incelenebilir.
  • Günün Tarihinin İlerletilmesi: Günün tarihi bir gün ilerler ve son olarak "gün kapatma işlemini tamamlandı; iyi geceler " mesajı vererek gün kapatma işlemini tamamlar.
  • Gün Sonu Kapatma İşlemi Günsonu kapatma işlemi yine sistem menüsünden gün sonu işlemlerinden Günü Kapat seçeneğine girilerek yapılır. Gün sonu işlemlerinde günü kapat seçeneği seçildiğinde "Önce Gün sonu Raporları Alınmalıdır. Aldınız mı? " sorusu çıkar. Eğer rapor alınmış ise evet cevabı verilerek devam edilir. Günü kapat tuşuna basılarak gün kapatılır.
  • Eski Gün Sonu Raporlarını Arşiv İnceleme İşlemi; Yönetim tarafından daha önceki günlerin gün sonu raporlarına erişebilmek için düzenlenmiş bölümdür.
  • Otelden Ayrılanlar Listesi (Check Out Listesi)

  • Bugüne kadar otelde konaklamış ve ayrılmış olan bütün konukların kayıtlarının tutulduğu listedir.
  • Check Out Listesinden, aranılan kayıt, Bul kısmına listede yazılarak ya da fare yardımı ile seçilir. Aranılan kayıt seçildikten sonra menüde bulunan folyo bilgileri butonuna ya da alt+F tuşlarına basılarak ilgili kayda ait eski folyonun görülmesi sağlanır. Eski kayda ait konaklama bilgilerinin görülmesi için; folyo kartında kartını göster tuşlarına basılarak eski konaklama kartının görülmesi sağlanır.
  • İptal Edilen Rezervasyonlar


    Gününde gelmeyen rezervasyonlar İptal Listesine aktarılırlar. İptal Edilen Kayıtların Rezervasyon Listesine Aktarımı İptal edilen kayıtların tekrar rezervasyona alınmasının gerektiği durumlarda, ilgili kayıt İptal listesinden seçilir, ekranın üstünde bulunan Rezervasyona Geri Al butonuna basılıp kaydın rezervasyona geri alınması sağlanır.

    İçerdeki Konuklara Fatura Kesilmesi


    Check In Listesinden, fatura kesilmesi istenen kayıt seçilir. Çift tıklandığında folyo hareketleri listesi açılır menüde bulunan Fatura işlemlerine basılır. Folyo ya da Check-In den Fatura Kesilmesi Faturanın el ile hazırlanması Fatura listesine girilir ve ekle tuşuna basılır; burada ilk önce faturanın cariye mi yoksa konuğa mı kesileceği belirlenmeli sonrasında ise gerekli kısımlar doldurulmalıdır.Kesilecek fatura seçeneği seçilir Ekrana gelen onay penceresinden tamam basarak. Fatura sayfası açılır ilgili alanlar doldurularak, ekranın altındaki Kaydet ve Yazdırılır. Fatura cari karta veya konaklayana kesilebilir.

    Check Out İşleminin İptal Edilmesi;

    Aynı gün içerisinde Check Out olmuş kayıtların iptali mümkündür. Check Out Listesinden ilgili kayıt seçilir. Check in geri al butonuna basılarak Check Out İşlemi iptal edilir.

    Çıkış Yapan Odaları ve Check Out Listesine Aktarımı çıkış işlemi ile geçer. Toplu çıkış işlemi yapılabilir.

    Günlük Polis Kimlik Bildirim Listesi

  • Geçici İkamet Yerleri Kimlik Bildirme Projesi 17.01.2005 tarihi itibariyle tüm ülke genelinde uygulamaya geçmiştir. Proje kapsamında bulunan tüm konaklama işletmeleri bu tarihten itibaren konaklama listelerini internet üzerinden Emniyet Genel Müdürlüğüne göndermeleri gerekmektedir. Kullanımı: Emniyete gönderilecek raporu hazırlamak için egm raporuna basın Polis Kimlik Bildirim Listesi açılır. Konuğa ait kimlik detayları misafir kartında eksiksiz doldurulmuş olmalıdır. Listede Hazırla tuşuna basarak o güne ait konaklama raporu hazırlanır. Emniyetin zorunlu kıldığı alanlar mutlaka doldurulmalıdır. Aksi halde AKBS programı raporu göndermenize izin vermeyecektir. Raporu eksiksiz olarak hazırladıktan sonra Kaydet tuşuna basarak XML formatındaki raporu, bilgisayar belgelerim klasörüne kaydeder gönderimde dosya seçmede ilk açılan sayfadır.

  • Ana ekrandaki oda durumu butonuna basılarak ya da F8 tuşu ile RoomRack ekranına ulaşılır.
  • RoomRack o anda oteldeki odaların durumunu grafiksel olarak gösterir. RoomRack üzerinde odanın dolu, boş, kirli, arızalı ve kullanıma kapalı olup olmadığını kolayca görürüz. Aynı zamanda boş odaların oda numarası, tipi ve içindeki yatak tipini, dolu ise kalan kimsenin adını soyadını da görmek mümkün olur. Eğer roomrackte bir odanın üzerine fare ile gelip biraz beklenirse o odanın giriş çıkış tarihleri de görülecektir. Roomrackte bir odanın üstündeyken farenin sağ tuşuna basarak açılan menüden odaya ait şu işlemler yapılabilir:
  • Dolu odada;

  • Odadaki kayıta sağ tıklandığında açılan pencereden;
  • Oda Bilgilerini aç; oda ile ilgili tüm işlemler yapılabilir.
  • Ücret alma ve çıkış işlemleri.
  • Kartını göster konaklama kart bilgileri sayfasını açar.
  • Oda değiştir odada kalanları başka odaya değişimi.
  • Oda paylaşımlı ise odaya başka kayıt alma.
  • Oda işlemleri; Temiz Olarak Göster: Odanın statüsünü temize çevirir.
  • Kirli Olarak Göster: Odanın statüsünü kirliye çevirir.
  • Arızalı Olarak Göster: Arızalı Olarak Göster Odanın statüsünü arızalıya çevirir.
  • Ve kayıtla ilgili not giriş işlemleri.
  • Oda bilgilerini aç butonuna basıldığında açılan sayfada odada kalan tüm işlemleri yapılabilir.
  • Göster seçili kart konaklama bilgileri açılır.
  • Yeni Giriş; Oda boş ise Check-in kartı açılır ve Oda numarası ile check-in tarihi otomatik olarak işlenir.
  • Oda değişikliği yapma işlemi.
  • Hesap al Odaya ait adisyon veya ödeme girişi yapmak için kullanılır.
  • C/out yap: Dolu bir odanın checkout edilmesini sağlar.
  • F11 C/in yap seçil kayıt rezervasyonsa otele giriş işlemi.
  • Günlük Oda Tahsilât Listesi;Odalardan elde edilen gelirlerin tahsilâtıyla ilgili (kredili, peşin) listeyi gösteren bölümdür.


    Günlük Maliye Listesi


  • Otelde sadece oda hesabı olan konukların günlük olarak tutulduğu listedir. Sayfa bilgileri direk Excel aktarılabilir.
  • Günlük Departman Gelirleri

  • Ana ekranda Muhasebe işlemleri menüsünden Günlük Departman Gelirleri seçilerek ya da ulaşılan Departman Gelir ve Tahsilât Kontrol ekranında istenilen bilgilere erişilir. Departmanlardan alınan paralar yeni peşin satış fonksiyonu ile bu bölümden işlenirse departmanda oluşan peşin hâsılatın ne kadarının resepsiyona devredildiği takip edilebilir.
  • Cari Hesap Faturalarının Kesilmesi;


    Cari listesine girilir listeden cari kart seçilir üst bölümden fatura seçeneklerine tıklanır. Yeni fatura girilerek manüel fatura kesilebilir.

    Cari karta kesilen fatura listesinde incelemek istenilen tüm faturalara basınız. Açılan listede incelemek veya tekrar yazdırmak istediğinizi, üzerine gelip göster tuşuna basıldığında fatura detay bilgilerine ulaşılır.


    Cari hesap Kartları: Cari hesabı takip edilecek firmaların hesap kart tanımlaması yapılır. Hesaplar uygulaması sadece borç ve alacak takibi yapar.

  • Departman Gelir Analizleri; İşletmenin ayrı ayrı tüm departmanlardan elde edilen gelirlerin gösterildiği bölümdür.
  • Kredi Kontrol Listesi .
  • Oda hesabı krediye kaldırılan konuğun kaydının tutulduğu listedir.
  • Doluluk durumlarının girildiği ve bu doluluk durumlarına göre otel doluluğunun raporlandığı bölümdür.


    Grafikler


    Aylık Doluluk


    Ay bazında alınan rapor seçeneklidir kayıt sorgusu üzerine işlem yapmaktadır. Liste ve grafik seçeneklidir.

    Doluluk grafikleri (arşiv)


    Arşiv kayıtları sorgusunu getirir. Liste ve grafiktir.

    Forecast raporu Gelecek doluluk analizi liste ve grafik sorgusu.


    Yönetim Raporu


  • Yönetim raporu gün bazında alınan ve geçmişe yönelik ta arşiv raporlarından alınabilir.
  • Oteldeki doluluk ve gelecek gün hareketlerini yansıtır.
  • Kullanıcı tanımlıdır.
  • Otelde kalanların isim ve detay bilgileri ile sorgulandığı rapordur.

    Fatih Mah. Selvi Sok. 9/2 Silivri - İstanbul
    Tel 0 (507) 253 75 50 0 (212) 728 90 14 - 15